Warunkiem wykorzystania przypadających sołectwu środków jest złożenie przez Sołectwo Burmistrzowi Grodziska Mazowieckiego, w terminie do 30 września 2021 r., wniosku zawierającego wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji.

• Sołtys zgodnie z ustawą o Funduszu Sołeckim posiada inicjatywę uchwalania wniosku. Jest to zobowiązanie aby przynajmniej sołtys (oprócz rady sołeckiej i 15 mieszkańców posiadających tą samą inicjatywę) był przygotowany do uczestnictwa w zebraniu. Polega to na tym aby sołtys miał przygotowaną propozycję wniosku. Praktyka lat ubiegłych wskazuje, że rozpoczęcie zebrania wiejskiego od pytania skierowanego przez sołtysa do mieszkańców: „To na co wydamy fundusz sołecki – czekam na Państwa propozycje?” – przeważnie kończy się odrzuceniem wniosku przez gminę.
• Zakup rzeczy i usług nie jest przedsięwzięciem ale jest środkiem do osiągnięcia celu przedsięwzięcia. Przedsięwzięcia to nie lista zakupów. Przedsięwzięcie musi mieć cel,  który realizuje zadanie własne gminy. Sołectwo musi odpowiedzieć na pytanie: „Po co?”, „w jakim celu?”, „do czego nam to potrzebne?”. Należy wskazać, które zadanie własne gminy zostanie  zrealizowane w wyniku osiągnięcia celu przedsięwzięcia.

Na przykład: naszym celem jest zwrócenie uwagi mieszkańców na wartości jakie niesie ze sobą wychowanie w rodzinie. Żeby ten cel osiągnąć, to musimy zrealizować pewne zadanie – przedsięwzięcie. Takim przedsięwzięciem, które zrealizuje nasz cel może być na przykład: „Zorganizowanie pikniku promującego wartości prorodzinne pod nazwą Mama Tata i Ja”. Osiągnięcie celu tego przedsięwzięcia zrealizuje zadania własne gminy wymienione w ustawie o samorządzie gminnym to jest: wspieranie rodziny (art.7 pkt 1 ust 6a ) oraz polityka prorodzinna (art. 7 pkt 1 ust 16)

• Bardzo ważne jest Uzasadnienie (o którym mowa w art. 5 pkt 3) i opis poprawy warunków życia mieszkańców (art. 2 pkt 6 ustawy o funduszu sołeckim). Opisy te muszą być na tyle wiarygodne aby przekonać sprawdzających wniosek do jego nieodrzucenia. Jeśli opisy nie przekonają pracownika gminy, to w jaki sposób potem gmina będzie uzasadniać wniosek w przypadku kontroli? Opisy m.in. są po to, aby sołectwo wskazało w jaki sposób zostanie osiągnięty cel przedsięwzięcia.
• Szacunek kosztów. Błędną praktyką jest „przydzielenie” przedsięwzięciu pewnej wartości funduszu sołeckiego. Nie można wtedy mówić o oszacowaniu kosztów, gdyż taki szacunek w ogóle się nie odbył. Oszacowanie kosztów polega na tym, żeby faktycznie przewidzieć jakie będą składowe przedsięwzięcia i dowiedzieć się jaki jest średni koszt każdej składowej. Oszacowanie kosztów jest sumą (zł) składowych przedsięwzięcia. Dodatkowo należy też pamiętać, że szacunek kosztów powinien mieć pewną ogólność, ponieważ zbyt szczegółowe oszacowanie będzie zmuszało do dokładnej realizacji planu kosztowego, co może uniemożliwić w ogóle  zrealizowanie przedsięwzięcia.  Dobrze jest użyć sformułowania „między innymi”.

Na przykład: zbudowaliśmy takie przedsięwzięcie: „Zorganizowanie pikniku promującego wartości prorodzinne pod nazwą Mama Tata i Ja” i musimy oszacować koszty, które zrealizują nam cel przedsięwzięcia. Zatem koszty te muszą nawiązywać do realizacji celu. Możemy oszacować „między innymi”: występ zespołu i oprawę nagłośnieniową (około 2000 zł); kolejno możemy oszacować art. spożywcze w postaci grochówki lub kiełbaski do usmażenia (500 zł); „miedzy innymi” możemy też oszacować zakup animacji dla dzieci (1000zł). Po zsumowaniu szacunku wychodzi nam kwota przedsięwzięcia: 3500zł.

Okazuje się jednak, że jest to za mało, żeby osiągnąć zamierzony cel, ponieważ zaplanowane składowe określone w takim szacunku kosztów nie realizują nam założonego celu. Określone wyżej koszty mogą dotyczyć każdego innego ogólnego pikniku, który nie realizuje zadań własnych gminy – a my przecież chcemy osiągnąć cel, którym jest promowanie wartości prorodzinnych, ponieważ tylko w ten sposób możemy zrealizować zadanie własne gminy. W związku z tym musimy oszacować jakąś składową realizującą założony cel – na przykład: porady psychologa rodzinnego (500 zł) albo zorganizowanie konkursu dla rodzin – zakup akcesoriów do konkursów i pucharów (500 zł).

Wystąpić może również następująca sytuacja: sołectwo nie ujęło w szacunku żadnych kosztów wskazujących na realizację celu ale opisało w uzasadnieniu, że mieszkający w sołectwie psycholog będzie siedział przez 3 godziny na stanowisku i nieodpłatnie świadczył porady dla rodzin. Takie uwiarygodnienie bezkosztowego osiągnięcia celu przedsięwzięcia wystarczy do nieodrzucenia wniosku przez gminę.

• Funkcjonowanie i opieka nad świetlicami. Świetlice funkcjonują m.in. w celach realizacji zadań własnych gminy dotyczących: 6a)  wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej; 8)   edukacji publicznej; 9)   kultury; 10)  kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych; 16)  polityki prorodzinnej; 17)  wspierania i upowszechniania idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej. Do osiągnięcia tych celów można zbudować przedsięwzięcie pod nazwą: „Umożliwienie prowadzenia działalności edukacyjnej, kulturalnej, sportowej w świetlicy wiejskiej. Szacunek kosztów może brzmieć następująco: Między innymi : 1. Opieka nad świetlicą (ok. 7500 zł), 2. Wyposażenie w przedmioty niezbędne do pracy z dziećmi m.in. gry, art. sportowe (1000 zł) 3. Utrzymanie estetyki przy  świetlicy – kwiaty, donice, paliwo do kosiarki, żyłka, serwis urządzeń (600 zł), RTV i AGD (5000 zł)
• Prosimy nie planować: wycieczek, usług cateringowych i gastronomicznych, konkursów kulinarnych, obsługi grillów, nadmiernej ilości art. spożywczych, szkoleń dla mieszkańców nie uzasadnionych zadaniem własnym gminy, nagród w konkursach dla osób prywatnych, „paczek” z okazji na dnia dziecka, czy mikołajek
• Obowiązuje Zarządzenie nr 1/2020 burmistrza w sprawie regulaminu zakupów dokonywanych w ramach przedsięwzięć z funduszu sołeckiego
• Do realizacji może być przyjęty wniosek spełniający następujące warunki ustawy o funduszu sołeckim, tj.:

1. Wskazanie konkretnych przedsięwzięć, które będą realizowane w roku 2022 oraz wskazanie, które zadania własne gminy określone  m.in. w ustawie o samorządzie gminnym  będą spełnione poprzez realizację tych przedsięwzięć (art. 2 ust. 6 ww ustawy o funduszu sołeckim).

Zadania własne gminy (art. 7 ustawy o samorządzie gminnym): 

1.  Zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy:

1)   ładu przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, ochrony środowiska i przyrody oraz gospodarki wodnej;

2)   gminnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego;

3)   wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, wysypisk i unieszkodliwiania odpadów komunalnych, zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną oraz gaz;

3a)  działalności w zakresie telekomunikacji;

4)   lokalnego transportu zbiorowego;

5)   ochrony zdrowia;

6)   pomocy społecznej, w tym ośrodków i zakładów opiekuńczych;

6a)  wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej;

7)   gminnego budownictwa mieszkaniowego;

8)   edukacji publicznej;

9)   kultury, w tym bibliotek gminnych i innych instytucji kultury oraz ochrony zabytków i opieki nad zabytkami;

10)  kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urządzeń sportowych;

11)  targowisk i hal targowych;

12)  zieleni gminnej i zadrzewień;

13)  cmentarzy gminnych;

14)  porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, w tym wyposażenia i utrzymania gminnego magazynu przeciwpowodziowego;

15)  utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych;

16)  polityki prorodzinnej, w tym zapewnienia kobietom w ciąży opieki socjalnej, medycznej i prawnej;

17)  wspierania i upowszechniania idei samorządowej, w tym tworzenia warunków do działania i rozwoju jednostek pomocniczych i wdrażania programów pobudzania aktywności obywatelskiej;

18)  promocji gminy;

19)  współpracy i działalności na rzecz organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.⁴⁾);

20)  współpracy ze społecznościami lokalnymi i regionalnymi innych państw.

2. Ustawy określają, które zadania własne gminy mają charakter obowiązkowy.

2. Opisanie w jaki sposób przedsięwzięcia będą służyć poprawie warunków życia mieszkańców (art. 2 pkt 6).

3. Rzetelne oszacowanie kosztów przedsięwzięć, przy czym koszty te nie mogą być wyższe niż kwota funduszu na rok 2022 wskazana w niniejszej informacji (art. 5 pkt 3).

4. Uzasadnienie realizacji przedsięwzięcia (art. 5 pkt 3).

Sołectwa mogą realizować przedsięwzięcia wspólne. Warunkiem koniecznym jest uchwalenie takiego samego przedsięwzięcia w przynajmniej dwóch sołectwach.

            Prawo do uchwalenia wniosku przysługuje Zebraniu Wiejskiemu, bez względu ile osób będzie uczestniczyło w II terminie. Czym innym jest inicjatywa uchwalenia wniosku, o której to inicjatywie mowa w ustawie o Funduszu Sołeckim.  Inicjatywę posiadają: 1) sołtys, 2) rada sołecka, 3) co najmniej 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa.

Dokumenty które należy złożyć do gminy:

1. Wniosek wraz ze szczegółowymi opisami przedsięwzięć i szacunkiem kosztów. (Przedłożone Państwu przez gminę wzory wniosku i opisu przedsięwzięć nie są dokumentami obligatoryjnymi. Można zachować inną formę wniosku i opisu przedsięwzięć, ale należy pamiętać aby wniosek zawierał wszystkie elementy z ustawy o funduszu sołeckim)
2. Uchwała zebrania wiejskiego dotycząca uchwalenia wniosku wraz z kolejnym numerem podejmowanej uchwały w sołectwie i innymi wymaganiami określanymi w statucie sołectwa co do podejmowania uchwał zebrania wiejskiego.
3. Lista obecności na zebraniu wiejskim. 
4. Protokół z zebrania wiejskiego – zgodny ze statutem sołectwa

Fundusz sołecki służy zaspakajaniu ważnych potrzeb w sołectwie a złożenie wniosku nie jest dla sołectwa obligatoryjne. Jeżeli w sołectwie okaże się, że nie ma ważnych potrzeb, a wniosek ma być złożony tylko po to żeby „jakoś zagospodarować” przysługujące fundusze – prosi się sołtysów o rozważenie celowości składania wniosków.